基于软件的视频会议系统的原理与硬件视频会议系统基本相同，不同之处在于其MCU和终端都是利用高性能的PC机与服务器结合的软件来实现。另外，由于视频会议系统软件完全是依赖于PC，因此在数据共享和应用方面比硬件视频会议灵活方便。

1、部署方便
当前主流配置的PC一般都能够作为视频终端，这些PC安装好摄像头、耳麦及相关软件，通过局域网或者互联网接入到中心MCU服务器，即可参加会议。
2、可集成数据会议
由于基于Windows操作系统，可以在召开视频会议的同时实现电子白板、程序共享、文件传输等数据会议功能，作为会议的辅助工具。
3、成本低
由于PC已经是办公的标准配置，桌面会议终端不需要增加很多的硬件投入。而会议室型终端也只需要购买比较高性能的PC和视频采集卡即可，其成本也低于普通的硬件视频终端。

4、门槛低
市场进入门槛相对较低，纯软件系统因为在硬件设备上投入少，维护量小，而使其成为“物美价廉”的解决方案。
5、适应强
对网络的适应能力非常好，可以穿透防火墙，参加会议的灵活性较好。相比之下，硬件的视频会议网络要求较高，要求网络中不能存在任何防火墙。
6、投资灵活
投资灵活，根据视频会议要求效果的不同，软件视频会议可以达到会议室级效果或桌面级效果。